Manter o controle de todos os seus visitantes pode ser um processo demorado que sobrecarrega a equipe. Além disso, pode causar desconforto aos visitantes. Torne o processo mais fácil e conveniente para ambos os lados ao adotar um processo digital de gestão de visitantes.

Segundo o Reportlinker, a demanda por esse sistema atingirá US$ 2 bilhões até 2026. Cada vez mais empresas estão começando a perceber os benefícios de um sistema digital de gestão de visitantes. Ele elimina o trabalho manual e acelera todo o processo, além de proporcionar um melhor controle sobre quem entra e sai do seu escritório.

Veja como você pode introduzir com sucesso um sistema digital de gestão de visitantes em seu negócio.

1. Encontre o software ideal

O primeiro passo é encontrar o software adequado para o seu negócio. Mas, nesta era digital, você pode ficar sobrecarregado com as inúmeras opções disponíveis. Sem o planejamento e a pesquisa adequados, você pode acabar com um software que não se adapta aos fluxos de trabalho da sua equipe.

Você deve primeiro determinar as necessidades do seu negócio. Por exemplo, quais tipos de visitantes você costuma ter? Quais são as políticas do seu prédio em relação aos visitantes? Você tem uma área de recepção e equipe para acomodá-los?

Essas são apenas algumas das perguntas que você precisa responder. Ao fazer isso, você terá uma ideia de que tipo de software você precisa. Você pode conferir essa lista de exemplos de softwares de gestão de visitantes para encontrar qual deles pode atender melhor às suas necessidades.

2. Ofereça treinamento para sua equipe

O sucesso da implementação não depende apenas do software. Sua equipe também precisa fazer a sua parte para garantir que tudo aconteça de forma tranquila. Infelizmente, nem todos na sua equipe são especialistas em tecnologia. Alguns podem precisar de ajuda para aprender a navegar pelo novo sistema.

Você pode realizar sessões de treinamento com sua equipe sobre como o novo sistema funciona. Isso é especialmente importante para aqueles que operam o balcão de recepção. Aproveite essa oportunidade para explicar também a eles o propósito da implementação e como ela pode criar um ambiente de escritório sem complicação tanto para os funcionários quanto para os visitantes.

Destaque recursos importantes, como check-ins/outs automáticos, leitura de QR code, impressão instantânea de crachás e banco de dados centralizado. Dessa forma, sua equipe poderá ver como isso também pode beneficiá-los.

3. Oriente os visitantes no novo processo

Você também precisará orientar seus visitantes durante o processo digital de gestão de visitantes. Mas, ao contrário de sua equipe, eles não terão tempo para participar das sessões de treinamento com você. Você precisará de uma abordagem diferente para familiarizá-los com o novo sistema.

Por exemplo, você pode designar uma pessoa de contato que possa guiar seus visitantes por todo o processo. Ou, se planeja adotar um processo totalmente sem contato, pode escolher um software que ofereça recursos assistivos, como mensagens pop-up ou assistente de voz. Você também pode aproveitar suas funções de automação, como impressão de crachás de identificação, notificações para o anfitrião e leitura de QR code.

4. Garanta a acessibilidade

Antes de instalar um software, você deve garantir que conseguirá acessar completamente suas funções e recursos. Isso significa ter o hardware adequado para executá-lo. Caso contrário, pode ser difícil incorporá-lo ao seu ecossistema digital atual.

Para garantir que o software seja totalmente acessível, você deve considerar obter um sistema de gestão de visitantes na nuvem. Ter um sistema baseado na nuvem significa que você pode acessá-lo de qualquer tipo de dispositivo — de laptops, smartphones e tablets. Com isso, você pode criar um painel de administração centralizado, onde você e a equipe autorizada podem gerenciar contas e dados de visitantes em tempo real.

5. Integre com seus sistemas atuais

Como todos os negócios, você provavelmente já tem um conjunto de outros softwares. Introduzir um novo sistema em seu ecossistema digital pode impactar seus fluxos de trabalho. Portanto, é melhor considerar a compatibilidade do sistema de gestão de visitantes com o restante dos softwares do seu negócio.

Por exemplo, se você já possui um software de gestão de reputação, pode integrá-lo ao seu sistema de gestão de visitantes. Dessa forma, seus visitantes podem deixar seu feedback ou impressões sobre o seu negócio logo após o check-out. Você também pode conectá-lo a um software de análise para obter insights a partir dos dados de visitantes coletados pelo sistema. E se você possui um software de vendas ou geração de leads, também pode usar esses dados para aumentar suas vendas.

Através das integrações, você não só está melhorando os recursos do sistema de gestão de visitantes, mas também alinhando-o com o restante de seus fluxos de trabalho.

Processo sem complicação para visitantes e equipe

Graças à era digital, a gestão de visitantes evoluiu drasticamente. Você pode eliminar os registros em papel e reduzir a quantidade de pessoal necessário para acomodar os visitantes. Com o software certo, você pode automatizar todo o processo enquanto economiza custos e reduz a carga de trabalho de sua equipe.

Então, vá em frente e invista em um sistema digital de gestão de visitantes. Para começar, você pode conferir o SmartLobby. Este pode ser exatamente o que você precisa para criar um processo sem complicação tanto para seus visitantes quanto para sua equipe.