Mantener un seguimiento de todos sus visitantes puede ser un proceso que consume tiempo y aumenta la carga de trabajo de su personal. Además, esto también puede incomodar a sus visitantes. Haga el proceso más fácil y conveniente para ambas partes al cambiar a un proceso digital de gestión de visitantes.

Según Reportlinker, la demanda de dicho sistema alcanzará los 2 mil millones de dólares para 2026. Cada vez más empresas están comenzando a ver los diversos beneficios de los sistemas digitales de gestión de visitantes. Elimina el trabajo manual y acelera todo el proceso. Asimismo, le da un mejor control sobre quién entra y sale de su oficina.

Con esto, aquí le mostramos cómo puede introducir con éxito un sistema digital de gestión de visitantes en su empresa.

1. Encuentre el software adecuado

El primer paso es encontrar el software adecuado para su empresa. Pero en esta era digital, podría sentirse abrumado por las innumerables opciones disponibles. Sin una planificación y una investigación adecuadas, podría terminar con un software que no se ajuste a los flujos de trabajo de su personal.

Primero debe determinar las necesidades de su empresa. Por ejemplo, ¿qué tipos de visitantes tiene generalmente? ¿Cuáles son las políticas de su edificio con respecto a los visitantes? ¿Tiene su propia recepción y personal para atenderlos?

Estas son solo algunas de las preguntas a las que debe responder. Al hacerlo, obtendrá una idea del tipo de software que necesita. Puede consultar esta lista de ejemplos de software de gestión de visitantes para encontrar cuál podría ser el más adecuado para usted.

2. Proporcione capacitación a su personal

El éxito de su implementación no depende únicamente del software en sí. Su personal también debe hacer su parte para asegurar que todo funcione sin problemas. Desafortunadamente, no todos en su equipo son expertos en tecnología. Algunos podrían necesitar ayuda para aprender a usar el nuevo sistema.

Puede realizar sesiones de capacitación con su personal sobre cómo funciona el nuevo sistema. Esto es especialmente importante para aquellos que operan su recepción. También puede aprovechar esta oportunidad para explicarles el propósito de su implementación y cómo puede crear un entorno de oficina sin complicaciones para los empleados y los visitantes.

Mencione las características importantes como el registro/salida autónomo, la lectura de códigos QR, la impresión instantánea de credenciales y la base de datos centralizada. Así, sus empleados podrán ver cómo esto también puede ayudarles a ellos.

3. Guíe a los visitantes con el nuevo proceso

También deberá guiar a sus visitantes a lo largo de su nuevo proceso de gestión de visitantes digital. Pero, a diferencia de su personal, ellos no tendrán tiempo para participar en sesiones de formación con usted. Necesitará un método diferente para familiarizarlos con su nuevo sistema.

Por ejemplo, puede designar a una persona de contacto para guiar a sus visitantes durante el proceso. O si planea hacer que el proceso sea completamente sin contacto, puede elegir un software que ofrezca asistencia mediante mensajes contextuales o asistencia por voz. También puede aprovechar sus funciones de automatización, como la impresión de credenciales, las notificaciones a los anfitriones y la lectura de códigos QR.

4. Asegúrese de la accesibilidad

Antes de instalar un software, debe asegurarse de que pueda acceder completamente a sus funciones y características. Esto significa tener el hardware adecuado para hacerlo funcionar. De lo contrario, podría tener dificultades para integrarlo en su ecosistema digital actual.

Para asegurarse de que el software sea completamente accesible, debe considerar elegir un sistema de gestión de visitantes basado en la nube. Por un lado, tener un sistema basado en la nube significa que puede acceder a él desde cualquier dispositivo, ya sea portátiles, teléfonos inteligentes o tabletas. Con esto, puede crear un panel de control administrativo centralizado donde usted y el personal autorizado puedan gestionar las cuentas y los datos de los visitantes en tiempo real.

5. Integre con sus sistemas actuales

Como todas las empresas, es posible que ya tenga un sistema de otras soluciones de software. Introducir un nuevo software en su ecosistema digital actual puede afectar sus flujos de trabajo. Por lo tanto, es preferible considerar la compatibilidad de su sistema de gestión de visitantes con el resto de sus softwares comerciales.

Por ejemplo, si actualmente tiene un software de gestión de reputación, puede integrarlo con su sistema de gestión de visitantes. Así, sus visitantes podrán dejar sus comentarios o impresiones sobre su empresa justo después de su salida. También puede conectarlo con un software de análisis para obtener información de los datos de los visitantes recopilados por el sistema. Y si tiene un software de generación de ventas o leads, también puede usar esos datos para aumentar sus ventas.

Gracias a las integraciones, no solo evoluciona las funcionalidades de su sistema de gestión de visitantes, sino que también lo armoniza con el resto de sus flujos de trabajo.

Proceso sin complicaciones para visitantes y personal

Gracias a la era digital, la gestión de visitantes ha evolucionado considerablemente. Puede deshacerse de los registros en papel y reducir el número de personas necesarias para recibir a los visitantes. Con el software adecuado, puede automatizar completamente el proceso mientras ahorra en costos y reduce la carga de trabajo de su personal.

Así que adelante e invierta en un sistema digital de gestión de visitantes. Para comenzar, puede consultar SmartLobby. Esto podría ser exactamente lo que necesita para crear un proceso sin complicaciones para sus visitantes y su personal.