Rechtliche Dokumentenunterzeichnung

Im Abschnitt Einstellungen bietet SmartLobby mehrere Arten von Dokumenten an, die Besucher unterschreiben können.

Dies umfasst Gesundheitsprüfungen, Datenschutzrichtlinien und viele weitere Dokumente.

Das Dokument im Abschnitt Einstellungen gilt für alle Standorte.

Angenommen, Sie haben 4 Standorte:
London, New York, Sydney und Nairobi
Alle 4 Standorte haben die gleichen Dokumente zur Unterschrift.
Das kann in der Sektion “Einstellungen” des Administrations-Dashboards eingerichtet werden.

Dokument pro Standort überschreiben

Falls Nairobi beispielsweise eine andere “Datenschutzrichtlinie” als die anderen 3 Standorte benötigt,
kann die “Datenschutzrichtlinie” für Nairobi in der Sektion “Standortdokumente” überschrieben werden,
wählen Sie Nairobi aus und erstellen Sie eine neue Datenschutzrichtlinie für den Standort Nairobi.

Diese neue “Datenschutzrichtlinie” wird nur in Nairobi angezeigt.

PDF-Vorlagen (eigenes Dokument hochladen)

Für Rechtsdokument, Datenschutzrichtlinie, NDA und Gesundheits-Screening können Sie eine PDF-Datei als zu unterzeichnendes Dokument verwenden, anstatt den Text im Rich-Text-Editor zu bearbeiten.

1. Öffnen Sie unter Einstellungen den entsprechenden Abschnitt für den Dokumenttyp.
2. Aktivieren Sie … PDF-Dokument hochladen. Ist diese Option aktiv, sehen Besucher Ihr PDF; Titel- und Textfelder für dieses Dokument werden nicht verwendet (Sie können die PDF-Option wieder deaktivieren, um zum Editor zurückzukehren).
3. Mit … PDF ändern wählen Sie eine Datei. Es sind nur PDF-Dateien zulässig; die maximale Größe wird beim Auswählen der Datei geprüft (der Hinweis steht neben der Option). Zum Hochladen ist die Berechtigung zum Bearbeiten der globalen Einstellungen erforderlich.
4. Nach erfolgreichem Upload speichert das Dashboard die Einstellungen automatisch.
5. Mit … PDF anzeigen können Sie die aktuell verwendete Vorlage in der Vorschau öffnen.

Speicherung der Unterschriften: Die Option Unterzeichnete Dokumente als PDF speichern ist davon getrennt: Ist sie aktiv, legt SmartLobby eine PDF-Kopie der Unterschrift beim Besucher ab – unabhängig davon, ob die Vorlage Rich-Text oder ein hochgeladenes PDF ist.

Geltungsbereich: PDF-Vorlagen werden unter Einstellungen konfiguriert und gelten für alle Standorte. Standortspezifische Anpassungen unter Standortdokumente nutzen nur den Texteditor; sie ersetzen nicht den Ablauf mit der globalen PDF-Vorlage.

Aktualisiert am 27. März 2025.