Die Verwaltung aller Ihrer Besucher kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, der die Arbeitslast Ihres Personals erhöht. Außerdem kann es auch Ihre Besucher belasten. Machen Sie den Prozess für beide Seiten einfacher und bequemer, indem Sie auf ein digitales Besucherverwaltungssystem umsteigen.

Nach Reportlinker wird die Nachfrage nach einem solchen System bis 2026 2 Milliarden Dollar erreichen. Immer mehr Unternehmen beginnen, die verschiedenen Vorteile digitaler Besucherverwaltungssysteme zu erkennen. Es beseitigt die manuelle Arbeit und beschleunigt den gesamten Prozess. Ebenso erhalten Sie eine bessere Kontrolle darüber, wer Ihr Büro betritt und verlässt.

Hier erfahren Sie, wie Sie erfolgreich ein digitales Besucherverwaltungssystem in Ihrem Unternehmen einführen können.

1. Finden Sie die richtige Software

Der erste Schritt besteht darin, die richtige Software für Ihr Unternehmen zu finden. In der digitalen Ära könnten Sie von den unzähligen verfügbaren Optionen überwältigt sein. Ohne angemessene Planung und Recherche könnten Sie am Ende mit einer Software dastehen, die nicht zu den Arbeitsabläufen Ihres Personals passt.

Sie sollten zunächst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bestimmen. Zum Beispiel, welche Arten von Besuchern haben Sie normalerweise? Was sind die Richtlinien Ihres Gebäudes in Bezug auf Besucher? Haben Sie eine eigene Rezeption und Personal, um sie zu begrüßen?

Das sind nur einige der Fragen, die Sie beantworten müssen. Durch die Beantwortung dieser Fragen erhalten Sie eine Vorstellung davon, welche Art von Software Sie benötigen. Sie können diese Liste von Beispielen für Besucherverwaltungssysteme einsehen, um herauszufinden, welche am besten zu Ihnen passt.

2. Schulen Sie Ihr Personal

Der Erfolg Ihrer Implementierung hängt nicht nur von der Software selbst ab. Auch Ihr Personal muss seinen Teil dazu beitragen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Leider sind nicht alle in Ihrem Team technologisch versiert. Einige könnten Unterstützung benötigen, um sich im neuen System zurechtzufinden.

Sie können Schulungssitzungen mit Ihrem Personal durchführen, um das neue System zu erklären. Dies ist besonders wichtig für diejenigen, die Ihre Rezeption betreuen. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um ihnen den Zweck der Implementierung zu erläutern und wie es ein stressfreies Büroerlebnis für Mitarbeiter und Besucher schaffen kann.

Heben Sie wichtige Funktionen wie Selbstregistrierung/Abmeldung, QR-Code-Scannen, sofortige Druckerzeugung von Ausweisen und zentrale Datenbank hervor. So können Ihre Mitarbeiter sehen, wie dies auch ihnen helfen kann.

3. Führen Sie die Besucher durch den neuen Prozess

Sie müssen auch Ihre Besucher durch den neuen Prozess der digitalen Besucherverwaltung führen. Im Gegensatz zu Ihrem Personal haben sie jedoch keine Zeit, an Schulungssitzungen mit Ihnen teilzunehmen. Sie müssen eine andere Methode finden, um sie mit Ihrem neuen System vertraut zu machen.

Sie könnten zum Beispiel eine Kontaktperson benennen, die Ihre Besucher während des Prozesses unterstützt. Oder wenn Sie planen, den Prozess vollständig kontaktlos zu gestalten, könnten Sie eine Software wählen, die Unterstützung in Form von kontextbezogenen Nachrichten oder Sprachhilfe bietet. Nutzen Sie auch deren Automatisierungsfunktionen wie die Ausstellung von Ausweisen, Benachrichtigungen an Gastgeber und QR-Code-Scannen.

4. Stellen Sie die Zugänglichkeit sicher

Bevor Sie eine Software installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie vollen Zugriff auf deren Funktionen und Merkmale haben. Das bedeutet, dass Sie die richtige Hardware benötigen, um sie zum Laufen zu bringen. Andernfalls könnten Sie Schwierigkeiten haben, sie in Ihr bestehendes digitales Ökosystem zu integrieren.

Um sicherzustellen, dass die Software vollständig zugänglich ist, sollten Sie in Betracht ziehen, ein cloudbasiertes Besucherverwaltungssystem auszuwählen. Einerseits bedeutet ein cloudbasiertes System, dass Sie von jedem Gerät, sei es ein Laptop, Smartphone oder Tablet, darauf zugreifen können. So können Sie ein zentralisiertes Administrations-Dashboard erstellen, auf das Sie und autorisierte Mitarbeiter in Echtzeit auf die Konten und Daten der Besucher zugreifen können.

5. Integrieren Sie mit Ihren aktuellen Systemen

Wie bei allen Unternehmen könnten Sie bereits ein System anderer Softwarelösungen haben. Die Einführung neuer Software in Ihr bestehendes digitales Ökosystem kann Ihre Arbeitsabläufe beeinflussen. Daher ist es ratsam, die Kompatibilität Ihres Besucherverwaltungssystems mit der restlichen Geschäftswelt zu berücksichtigen.

Nehmen Sie dies zum Beispiel: Wenn Sie derzeit ein Reputationsmanagement-Tool verwenden, können Sie es in Ihr Besucherverwaltungssystem integrieren. So können Ihre Besucher direkt nach ihrem Besuch Feedback oder Bewertungen zu Ihrem Unternehmen abgeben. Sie können es auch mit einer Analysesoftware verbinden, um Erkenntnisse aus den vom System gesammelten Besucherdaten zu gewinnen. Und wenn Sie eine Vertriebs- oder Lead-Generierungssoftware haben, können Sie diese Daten auch nutzen, um Ihre Verkäufe zu steigern.

Durch die Integrationen verbessern Sie nicht nur die Funktionen Ihres Besucherverwaltungssystems, sondern harmonisieren es auch mit Ihren übrigen Arbeitsabläufen.

Stressfreier Prozess für Besucher und Personal

Dank der digitalen Ära hat sich die Besucherverwaltung erheblich weiterentwickelt. Sie können Papieraufzeichnungen loswerden und die Anzahl der Personen reduzieren, die für die Begrüßung der Besucher erforderlich sind. Mit der richtigen Software können Sie den Prozess vollständig automatisieren und gleichzeitig Kosten sparen und die Arbeitslast Ihres Personals reduzieren.

Gehen Sie also voran und investieren Sie in ein digitales Besucherverwaltungssystem. Zum Start können Sie SmartLobby ansehen. Es könnte genau das sein, was Sie brauchen, um einen stressfreien Prozess für Ihre Besucher und Ihr Personal zu schaffen.